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桂林会议场地布置注意事项 活动场地预定

更新时间: 2019-09-29 19:26:57 来源:网络整理

随着人们的生活内容不断丰富,以及经济的不断发展,人们要参加各种各样的活动。活动的类型很多,因此每一场活动的场地布置也都是不一样的。一般来说,在一些比较严肃认真的会议,布置时要多多注意哦。为了让大家更好的了解会议场地有什么注意事项,以及如果需要用到会议场地,又该如何预定呢?下面一起来看看吧!
一、会议场地布置注意事项

1、做好会议铭牌,一般在主席台上,有多人就坐的话,每个人前面都要放一个带有名字的铭牌,另外,如果参会者是以团体的形式参加的,最好是每一个区域也标上名字,属于哪个团队的,这样便于大家相互认识。

2、室内会场还需要室内的温度,灯光等,特别是冬夏季节,要做好室温的控制,使与会者不致过热或者过冷,影响会议效果,同时如果需要开灯,那么还要对灯光进行调试,保证能正常运行。

3、资料的准备,一般举办会议的时候,都会有相关会议的资料,这些要准备好,给那些需要的人,提前放在会议坐席上。

4、根据会议的类型,会议的形式和会议的规模,合理的布置会议的座位,如圆桌会议。如果是培训会议,那么最好是扇形的位置,观众在扇面上,主讲人在扇子的底部,根据不同会议类型确定会场座位的安排。

二、会议酒店场地预定流程


1、寻找资源

其实预订这个环节,更多的是找到合适的资源进行观察之后,再决定要不要去实地考察,所以很多时候我们预订的第一步流程就是找资源,不管是通过网络还是身边同事朋友的推荐,都是我们需要是辨别和排查的酒店资源,因为我们作为预订房肯定是选择和我们的预订需求最为接近的酒店,并且我们要看酒店方是否有较多的商家合作,能否满足我们的整体租赁需要等。只要是简单对比,就可以找到我们心仪的酒店,也能保证我们的会议权益。

2、实地考察

在网上看好自己感兴趣的酒店,就可以联系酒店方进行预约看场地了,这就是所谓的实地考察,这样的目的是亲自确定好心仪酒店的场地是否真实,以及会议场地的布置和结构是否满意,有什么需要调整的都可以及时和酒店方面对面的进行沟通。

3、签订协议

最后便是我们的签订协议环节,任何的预订都需要协议的保证,可能有一些大型会议酒店还需要定金,所以签订协议还是非常关键的,这样才能够最大限度保障好我们的权益。所以通过口头预订之后,一定要和对方预约时间,签订相应的协议。

大家如果想了解一些酒店多方面的场地提供的话,可以考虑一下聚福园呢,聚福园不仅有提供婚宴、寿宴等喜庆宴会的场地,也有提供像会议等比较严谨的场地哦,而且场地宽敞,设施齐全,既能够容纳很多人,又保证大家都能听到!


品牌门店地址电话

聚福园·叠彩店   桂林市叠彩区中山北路95号   0773/2193068

聚福园·七星店   桂林市七星区骖鸾路国际饭店内 0773/5881616

聚福园·漓江店   桂林市漓江上游八里四路漓江假日酒店内 0773/3911888

三、会议室会场布置程序

会前

1、查看会议通知单

会议时间、会议地点、公司名称、会议联系人、客人人数、场租金额、设备金额、横幅收费金额、结帐方式、会议下单人。

2、布置会场

1)根据客人要求来布置会场

常见会场分为:课桌式、剧院式、“U”字型、“T”字型、“回”字型、“口”字型、会见型、椭圆型(董事会型)、鸡尾酒会型、舞台式等。

2)根据客人要求准备会议用的设施及工具

常用:纸、铅笔(圆珠笔)、水(茶水、矿泉水)、话筒(有线、无线、立式、座式、耳麦、纽扣麦克风)、舞台、大白板、马克笔、投影仪、投影屏幕等。

3)会议摆台

①桌子摆放、椅子摆放

②摆放文具及杯具、信纸、铅笔(圆珠笔)、纸垫及水杯

③摆放要求:会议桌椅横竖一条线;信纸横竖一条线;水杯横竖一条线

4)横幅的摆放及签到台的摆放

3、会前检查

5)会议桌椅及台面的检查

①桌椅摆放是否符合标准

②纸、笔、水摆放是否符合标准

③会议桌椅上无垃圾、污迹,台面干净、整洁

6)会议设备检查

①提前半个小时开启会议有关区域的照明设备,确保全部正常使用。

②提前半个小时开启会议有关区域的空调,保持温度20度左右。

③提前一个半小时调试会议使用的音响、话筒、投影仪等设备能否正常使用,如有故障及时通知动力部进行修理。

7)工作台检查

①复核会议通知单的所有要求

②检查工作台里的茶包、水壶、开水是否充足

8)卫生检查

①清洁地面卫生,确保地面无垃圾、污迹。

②清洁会议用的仪器、设备的污迹和浮灰。

9)其它的检查

①检查横幅的摆放及内容,确保悬挂对称、内容无错误。

②检查签到台“签到处”、“请赐名片”的标牌,签到本的摆放是否标准、正确、

③检查告示牌,确保内容无误。告示牌表面干净、明亮。

10)人员安排

①会议服务人员提前半小时站立门口,迎接客人到来。

②音响控制人员提前半小时到达音响室做好准备,播放背景音乐。

会中

4、了解会议安排

负责会议的人员主动和举办会议的负责人联系,了解会议议程,便于安排员工进行配合。

5、迎接客人

1)负责会议服务的员工在会议室门口迎接客人。

2)迎接客人的注意事项:

挺胸、收腹、直立、双手放于腰后,双脚与肩并齐,面带微笑;当客人到达时,主动向客人打招呼,问候客人。

3)引客入位:

当客人到达时,引导客人坐上自己的位置,尤其是VIP客人,为客人拉椅协助客人入座。

6、会议期间服务

7、会议进行期间,服务员要在会场当班,不能脱岗或自行做私事。如有急事须向领班或领班以上的人员报告。

8、为客人添加茶水:

客人入座后,应及时为客人倒一杯茶,俗称“迎客茶”。一般每隔15-20分钟添加一次茶水。

3) 随时注意所有会议设备的运作情况,发现故障立即采取有关措施。如无法解决要通知动力部协助解决

9、由会议服务员打出会议帐单,询问前台是否挂账,有效签单人的姓名。

以上就是小编与大家分享的关于会议场地布置的注意事项,及其有关内容啦!会议场地布置得好,能够让人在轻松舒适的环境里来开展活动,效果会更加好哦!当然了,前提是找到一家满意的酒店,酒店的服务和设施很重要!